Nestíháte? Termíny v práci na vás útočí jako rozzuřené vosy, s dětmi dobíháte do kroužků na poslední chvíli a na kamarády – a vlastně ani na sebe – vám moc času nezbývá? Tak to pro vás máme rovnou dvě dobré zprávy. Rozhodně nejde o nic nenormálního, protože podobně je na tom většina lidí. A hlavně existuje pár relativně jednoduchých triků, díky kterým můžete organizaci svého času výrazně zlepšit.
Následujících devět rad netvoří nějaký ucelený a propracovaný systém. Nemusíte tedy dodržet do puntíku každý z uvedených bodů. Nicméně důrazně doporučujeme pokusit se aplikovat alespoň prvních pár, které se týkají seznamů úkolů. Ty ostatně tvoří úhelný kámen dnes asi nejslavnější metody organizace času GTD, s níž ve své knize Mít vše hotovo přišel americký guru produktivity David Allen. Takže se do ní směle pusťte, pokud byste se chtěli o organizování času dozvědět více a nadto si osvojit Allenovo proslulé „umění produktivity bez stresu“.
A pište si ho každý den. Nejlépe večer, kdy je větší klid, ale můžete tím i začínat svá rána. Udělejte si z toho rutinu a sami za chvilku uvidíte, jak moc taková drobnost ulehčuje život. Co je v seznamu, už nemusíte nosit v hlavě. A v průběhu dne navíc budete vždy vědět, co máte dělat a co vás ještě čeká. Pouhý pohled do seznamu také může omezit prokrastinaci, a když si budete psát seznam na papír, a ne do počítače, zažijete téměř orgastický pocit při přeškrtnutí splněného úkolu.
Nejen pracovní věci, ale i rodinné, a dokonce osobní. Protože nejen práce naplňuje váš čas. Musíte s dětmi na kontrolu k doktorovi, na fotbal nebo do lidušky? Napište si to. Chcete se objednat k zubaři nebo ke kadeřníkovi? Mějte to v seznamu a nebudete na to muset myslet celý den. Potřebujete vymyslet dárek pro tchyni k šedesátinám nebo máte v plánu ozvat se kamarádovi nebo kamarádce, s kterými jste dlouho nemluvili? I to zabírá čas, tak šup s tím do seznamu.
Jsou věci, které se prostě daný den stát musí. Třeba odvést děti do školy nebo poslat podklady na poradu vedení. Ty by ve vašem seznamu měly být nahoře, a ty méně důležité naopak dole. Ale zase se tím nenechte při psaní seznamu rozhodit – to by mělo probíhat co nejrychleji a klidně i živelně. Prioritizaci lze udělat potom. Pokud si píšete úkoly do počítače, přesunutí nahoru a dolů je hračka. V případě psaných seznamů si například u těch nejdůležitějších položek můžete udělat vykřičník a u těch nejméně důležitých třeba smajlík.
Všichni známe nepříjemný pocit, když člověk stojí před velkým úkolem anebo něčím, s čím nemá moc zkušeností. Pokud nejste protřelý marketingový praktik a máte v seznamu „zpracovat marketingovou strategii na příští rok“, asi se vám do ní moc chtít nebude. Stačí si ale podobně velký úkol rozdělit na několik dílčích a hned ztratí něco ze své děsivosti. Třeba zrovna u marketingové strategie asi budete muset obvolat pár kolegů a na základě toho si napsat osnovu. Když si podúkoly takto podrobně zapíšete, mnohem přesněji pak budete moci odhadovat čas, který na splnění onoho „velkého úkolu“ potřebujete.
Například psaní dlouhých referátů nebo vytváření rozpočtů lze udělat jen u počítače. Na druhou stranu telefony jde vyřizovat za chůze nebo když jedete v autě. A při cestě do školy nebo na kroužky zase můžete procvičovat s dětmi matematiku. Když se naučíte úkoly podobného rázu seskupovat podle míst, kde zrovna jste, ušetříte spoustu času. V seznamu si to můžete vyznačit třeba barevnými puntíky, nicméně po chvilce praxe se z toho stane rutina a třeba v autě si budete nasazovat handsfree už automaticky.
Je úplně jedno, jestli máte radši tištěný diář, kalendář v mobilu, nebo excelový soubor v počítači. Důležité je, abyste se na svůj systém plánování času mohli spolehnout. Můžete samozřejmě zkoušet různé věci, aplikace a programy, ale v jednu chvíli byste se měli pro jeden systém rozhodnout a zkusit u něj nějaký čas zůstat.
Nikdy nevíte, co se během dne přihodí. Možná se na vás obrátí kolega s nějakou urgentní prosbou. Také vám mohou zavolat ze školy, že si máte přijít pro dítě, kterému se udělalo špatně. A v neposlední řadě vám nějaká práce prostě někdy zabere mnohem déle, než jste si plánovali. To je normální a ostatně kdyby vše šlo naplánovat přesně, život by byl docela nuda. Ze všech těchto důvodů doporučují experti na produktivitu plánovat si jen 60 % svého času, což u klasického osmihodinového pracovního dne vychází na 5 hodin.
Toto opravdu zní jako knížecí rada. Ale ve finále jde o vaše rozhodnutí, co a koho si k sobě pustíte. I tomu nejotravnějšímu kolegovi lze vysvětlit, že zrovna máte práci, a navrhnout mu čas, kdy za vámi může přijít. Pokud se potřebujete soustředit na jeden úkol (a tedy udělat ho za dobu, kterou jste si naplánovali), můžete vypnout notifikace sociálních sítí, Slacku, WhatsAppu, ale klidně i e-mailu. Někteří odborníci dokonce doporučují řešit maily třeba jen jednou za tři hodiny. Málokdy je v nich totiž něco, co by opravdu nesneslo odklad. A pokud půjde o skutečně urgentní věc, lidé vám přece mohou i zavolat.
Zní to jako banalita. Ve skutečnosti se to ale lépe řekne, než udělá. Sklon dělat práci dokonale a splnit úplně každý úkol, je naprosto normální. Všichni přece toužíme po uznání, i kdyby to mělo být uznání jen nás samých. Jenže jak už bylo řečeno, jsou věci, které nedokážeme zcela ovlivnit a dopředu naplánovat. Proto se nenechte demotivovat tím, když večer některé úkoly ze seznamu přesouváte do dalšího dne. A naopak se nezapomínejte po dokončení nějaké práce odměnit – třeba jen krátkou přestávkou. Vždyť si to zasloužíte!
Text: Matěj Černý Foto: Getty Images
